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Adidas SENIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT 
China, Shanghai, Yangpu District 
178680619

12.08.2024

Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

Verantwortlichkeiten :

  • Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
  • Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
  • Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen
  • Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
  • Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
  • Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
  • Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
  • Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen
  • Erstellen von Reisekostenabrechnungen
  • Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
  • Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
  • Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung
  • Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
  • Unterstützung des Teams und des Managements

Allgemeine Aufgaben:

  • Bestellen von Bürobedarf
  • Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
  • Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
  • Administration des Workflow Investmentantrag
  • Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen
  • Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
  • Koordination & Administration von Videokonferenzen
  • Pflegen des Datensystems wie angewiesen
  • Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und bei Umzügen
  • Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
  • Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
  • Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung
  • Planung und Durchführung von Werksführungen

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten :

  • Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten
  • Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
  • Gute organisatorische Fähigkeiten
  • Ein gutes Zahlenverständnie
  • Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP
  • Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

  • 3 Jahre Berufserfahrung wünschenswert
  • Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
  • Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen