Stażysta Ds Wsparcia Administracyjnego - Global Business Services jobs at Boston Scientific in Poland, Warsaw
Boston Scientific Office Services Supervisor Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
As the Office Services Supervisor, you will oversee day-to-day office operations to ensure an efficient, productive, and engaging workplace environment. Partnering with local and regional leadership, you will support facilities management, real estate activities, and vendor coordination, while helping drive Boston Scientific’s workplace strategy. Reporting to the Office Services Manager, EMEA, this role plays a key part in maintaining a high-quality employee experience across our Warsaw office.
Your responsibilities will include:
- Managing real estate activities such as site leases, contracts, negotiations, renewals, and terminations in coordination with Global Real Estate and Legal.
- Driving workplace strategy by monitoring space utilization, capacity planning, and population forecasting to support strategic site planning.
- Leading day-to-day office operations, including vendor and contract management, janitorial services, canteen/café services, office supplies, and reception.
- Supporting capital projects, including budgeting, reporting, and ensuring compliance with global design guidelines.
- Guiding, coaching, and developing employees where applicable, while fostering a diverse and inclusive workplace culture.
Required qualifications:
- Bachelor’s degree in a relevant field and minimum of 5 years' experience in a professional role.
- Proven experience in office or facility management and people management within international organization
- Demonstrated success in project and budget management.
- Strong organizational and problem-solving skills with the ability to work independently.
- Excellent communication skills in English and fluent Polish
- Proficiency in MS Office applications
What we can offer to you:
- Exposure to a collaborative and multicultural environment.
- Career development in a fast-growing and innovative organization.
- Language courses and continuous learning support.
- Free and confidential counselling services (psychological, legal, financial).
- Comprehensive benefits package including parental leave, private medical care and life insurance.
- Access to company stock purchase program, lunch and sport cards.
These jobs might be a good fit
Boston Scientific Stażysta ds Wsparcia Administracyjnego - Global Business Ser... Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
Opis stanowiska:
Poszukujemy Stażysty ds. Wsparcia Administracyjnego, który dołączy do naszych zespołów Payroll oraz Global Business Services (GBS), wspierając działania w krajach regionu EMEA. To idealna rola dla osoby, która lubi pracować z danymi, systemami i różnymi działami, zapewniając płynność procesów biznesowych. Będziesz zajmować się koordynacją informacji, dbaniem o spójność danych oraz wspieraniem narzędzi cyfrowych usprawniających pracę organizacji.
Twoje obowiązki:
· Wsparcie działań GBS i Payroll w zadaniach administracyjnych w regionie EMEA.
· Utrzymywanie i aktualizacja treści wewnętrznych (np. FAQ) na portalu firmowym.
· Przygotowywanie i dostarczanie raportów zespołom wewnętrznym i interesariuszom.
· Organizowanie i uzgadnianie danych na potrzeby raportowania i operacji.
· Weryfikacja i kontrola danych pracowników w systemach.
· Wsparcie testów i dokumentacji w ramach inicjatyw automatyzacji procesów.
Szukamy osoby, która:
· Jest w trakcie studiów licencjackich lub ukończyła kierunek administracja, języki lub pokrewne.
· Biegle posługuje się językiem angielskim i niemieckim (min. B2+). Znajomość innych języków będzie atutem.
· Posiada silne umiejętności organizacyjne i administracyjne.
· Dobrze zna pakiet Microsoft Office i szybko uczy się nowych systemów.
· Jest skrupulatna, analityczna i potrafi rozwiązywać problemy.
· Potrafi pracować samodzielnie oraz w zróżnicowanym, międzynarodowym środowisku.
· Dobrze zarządza czasem i priorytetami.
Oferujemy:
· Umowę stażową do 12 miesięcy, elastyczne godziny (30–40 godz./tyg.).
· Model hybrydowy (3 dni w biurze).
· Międzynarodowe środowisko pracy i wspierających współpracowników.
· Możliwość rozwoju umiejętności administracyjnych i koordynacyjnych w globalnej organizacji.
· Nowoczesne biuro w centrum Warszawy.
Lokalizacja: Warszawa (Hybrydowo)
Start: Grudzień/Styczeń 2025
These jobs might be a good fit
Boston Scientific Stażysta/Stażystka w Dziale Płac Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
Opis stanowiska:
Jako Stażysta w Dziale Płac będziesz ściśle współpracować z zespołami HR i GBS, wspierając procesy płacowe dla krajów regionu EMEA. W codziennej pracy będziesz korzystać z zaawansowanych systemów ERP, takich jak ServiceNow, SuccessFactors i SAP, wykonując różnorodne zadania związane z obsługą płac oraz odpowiadając na zapytania interesariuszy. Twoja rola będzie kluczowa w usprawnianiu procesów i wdrażaniu zmian w organizacji. To unikalna okazja, aby uczestniczyć w realizacji nowych pomysłów i inicjatyw w ścisłej współpracy z innymi działami BSC.
Zakres obowiązków:
- Współpraca z zespołami HR i GBS Payroll w regionie EMEA
- Tworzenie i publikacja treści (np. FAQ) na nowo powstającej podstronie intranetu dotyczącej płac
- Weryfikacja i klasyfikacja zapytań pracowników w systemie ServiceNow
- Tworzenie i uruchamianie raportów ad hoc w ServiceNow
- Eksport danych z SAP ECC w celu ich uzgadniania
- Analiza danych podstawowych pracowników (raporty z SuccessFactors)
- Wsparcie projektów automatyzacji, w tym testowanie nowych makr
Wymagania:
- Wykształcenie wyższe (lub w trakcie studiów) z zakresu ekonomii, finansów, zarządzania lub pokrewnych
- Zaawansowana znajomość programu Excel
- Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego (min. poziom C1); znajomość innych języków będzie dodatkowym atutem
- Dobra znajomość pakietu Microsoft Office
- Zaawansowane umiejętności analityczne i liczbowe
- Umiejętność budowania i utrzymywania relacji
- Samodzielność w działaniu oraz umiejętność pracy zespołowej
- Dobra organizacja czasu i zarządzanie zadaniami
- Chęć nauki i elastyczność w podejściu do nowych zadań
Oferujemy:
- Umowę zlecenie na okres do 12 miesięcy z elastycznym wymiarem czasu pracy (30–40 godzin tygodniowo)
- Tryb pracy hybrydowej (3 dni w biurze)
- Międzynarodowe środowisko pracy
- Przyjazną i wspierającą atmosferę
- Możliwość rozwoju i zdobycia doświadczenia w zespole profesjonalistów
- Inspirującą kulturę organizacyjną
- Pracę w kulturze zorientowanej na współpracę
- Międzynarodowe możliwości rozwoju
- Nowoczesne biuro w centrum Warszawy
Lokalizacja: Warszawa, praca hybrydowa
Start: październik 2025
These jobs might be a good fit
Boston Scientific Business Support Partner EMEA Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.
(Regional Marketing support)
We are looking for a proactive, highly organized, and detail-oriented professional to join our Business Support Central team as a Business Support Partner. In this role, you will provide essential support to the EMEA Marketing team, helping drive the success of high-impact projects and international events.
As a key partner to our EMEA Sales & Marketing organization, you will play a pivotal role in coordinating international congresses and meetings, ensuring compliance, overseeing budgets, and supporting a variety of marketing activities. You'll serve as a central point of contact for internal teams, external agencies, and customers, helping to streamline communication and keep projects running smoothly.
This is an exciting opportunity to work in a fast-paced, collaborative, and global environment within one of the world’s leading medical device companies, where your work contributes to improving patient outcomes.
Key responsibilities will include:
- Coordinating and administering internal documents flow required in case of HCP interactions according to compliance requirements (requests management in the corporate system including HCP contract management/invitations letters, pre and post event documentation etc)
- Ensure compliance with internal policies, HCP contractual obligations, and local legal requirements depending on the country in the EMEA region
- Meetings coordination: support in the organization of medical events such as webinars, advisory boards and sales meetings: internal and external, registering meetings in CVENT
- Booking flights, hotels and restaurants, handling registrations, maintaining a regular exchange with participants to keep them informed
- Partner with commercial colleagues, congress organizers and/or external agencies to understand the required actions for specific events
- Support to spend and budget tracking of the supported business team
- Procurement: responsible for ordering products or services for third-party entities as needed, PO processing
- Invoice Handling: invoice processing, including payments follow-up and monitoring invoice status to ensure timely payments.
- Management of marketing materials stored in an external warehouse (ordering, arranging shipments at the request of business teams, monitoring stocks)
- Reference contact person for EMEA Sales & Mkt teams and international customers - obtain/provide information, answer queries related to established policies and procedures. Direct people to the appropriate resource
- As part of a Business Support team, provide support and collaborate with Business Support members when needed
- Manages work in a confidential manner, ensuring information is shared with internal and external individuals in an appropriate manner
Our requirements:
- 1-3 years of experience in similar role in service/ support-oriented role
- Experience in meetings organization in a medical device company will be a plus
- Proactive and service-oriented mindset with the ability to work independently.
- Experience in cross-functional collaboration and stakeholder management.
- Very good organizational and task prioritization skills,
- Problem solving skills
- High attention to detail and keen to learn new skills
- Able to work independently and be part of the team
- Experience working in a multinational or cross-cultural environment is an asset
- Advanced level in use of Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel)
- Digital tools knowledge will be valued
- Excellent verbal and written communication skills, including fluency in English is a must
We offer:
- Hybrid work model with flexibility.
- Work in an international, dynamic, and innovative environment.
- Access to cutting-edge tools and professional development programs.
- Career growth opportunities with mentoring, coaching, and global exposure.
- Comprehensive benefits package, including:
- Private healthcare (Lux Med VIP)
- Multisport card / Culture card
- Lunch card
- Life insurance
- Language courses
- Employee Assistance Program
- Employee Stock Purchase Plan (ESPP)
- Internal events & charity initiatives
As a leader in medical science for more than 40 years, we are committed to solving the challenges that matter most – united by a deep caring for human life. Our mission to advance science for life is about transforming lives through innovative medical solutions that improve patient lives, create value for our customers, and support our employees and the communities in which we operate. Now more than ever, we have a responsibility to apply those values to everything we do – as a global business and as a global corporate citizen.
So, choosing a career with Boston Scientific (NYSE: BSX) isn’t just business, it’s personal. And if you’re a natural problem-solver with the imagination, determination, and spirit to make a meaningful difference to people worldwide, we encourage you to apply and look forward to connecting with you!
These jobs might be a good fit
Boston Scientific Specjalista ds Umów Contract Admin Specialist Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
Additional Locations: N/A
Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance
At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.
Specjalista ds. Umów (Contract Admin Specialist)
Lokalizacja: Warszawa
Twoje obowiązki:
- Samodzielna koordynacja obiegu umów w firmie
- Rejestrowanie umów w systemie
- Uzupełnianie danych w umowach i weryfikacja poprawności danych
- Przygotowywanie raportów
- Archiwizacja dokumentów
- Ścisła współpraca z działami sprzedażowymi
- Analiza treści umów otrzymanych od klientów
- Przygotowywanie umów i aneksów, w porozumieniu z Działem Prawnym oraz działami sprzedaży
- Nadzór nad poprawnością i zgodnością umów zawieranych w procedurach przetargowych
- Monitorowanie statusu prowadzonych spraw, bieżący kontakt telefoniczny z klintem celem zapewnienia zwrotu dokumentów
Nasze wymagania:
- Min. 2 lata pracy w administracji (preferowane doświadczenie w pracy biurowej z dokumentacją)
- Doświadczenie na podobnym stanowsku
- Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów
- Dobra, praktyczna znajomość pakietu Ms Office (Word, Excel, Power Point)
- Doświadczenie w pracy w systemach SAP, Service Cloud będzie dodatkowym atutem
- Umiejętność analitycznego myślenia,
- Bardzo dobra organizacja pracy,
- Komunikatywność, samodzielność, rzetelność, terminowość i dbanie o szczegóły
- Umiejętność pracy w zespole
- Znajomość języka angielskiego (poziom średnio-zaawansowany)
Oferujemy:
- umowę o pracę
- pracę hybrydową – 3 dni w biurze w tygodniu
- bogaty pakiet benefitów (prywatna opieka medyczna, Multisport, ubezpieczenie na życie, karta lunchowa, Employee Stock Purchase Plan, Employee Assistance Program, lekcje języków obcych i inne)
- międzynarodowe środowisko pracy
Requisition ID: 610109
As a leader in medical science for more than 40 years, we are committed to solving the challenges that matter most – united by a deep caring for human life. Our mission to advance science for life is about transforming lives through innovative medical solutions that improve patient lives, create value for our customers, and support our employees and the communities in which we operate. Now more than ever, we have a responsibility to apply those values to everything we do – as a global business and as a global corporate citizen.
So, choosing a career with Boston Scientific (NYSE: BSX) isn’t just business, it’s personal. And if you’re a natural problem-solver with the imagination, determination, and spirit to make a meaningful difference to people worldwide, we encourage you to apply and look forward to connecting with you!
These jobs might be a good fit
Boston Scientific Specjalista ds przetargów Poland, Masovian Voivodeship, Warsaw
Share
Additional Locations: N/A
Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance
At Boston Scientific, we’ll give you the opportunity to harness all that’s within you by working in teams of diverse and high-performing employees, tackling some of the most important health industry challenges. With access to the latest tools, information and training, we’ll help you in advancing your skills and career. Here, you’ll be supported in progressing – whatever your ambitions.
Boston Scientific Polska Sp. z.o.o
There's never been a better time to be a part of Boston Scientific. This is an exciting moment: when our legacy of industry leadership intersects with the promise of a brilliant future. Today, we're 32,000 colleagues strong, with an impressive portfolio of 13,000 products. We’re at the forefront of the medical device industry – leading, evolving and transforming it into bolder and more amazing territories. Our principles power our performance, and together, we turn our shared vision into value.
For our patients and our employees.
Specjalista ds. Przetargów
Miejsce pracy: Warszawa
Zakres obowiązków:
- Monitorowanie rynku w zakresie ogłaszanych procedur przetargowych, wyszukiwanie i selekcja przetargów
- Przygotowywanie ofert cenowych
- Praca w systemach zarządzania danymi (SAP, Service Cloud)
- Przygotowywanie ofert i składanie niezbędnej dokumentacji w ramach uczestnictwa w przetargach
- Kompleksowy nadzór i zarządzanie procesem przetargowym
- Analizowanie i weryfikowanie dokumentacji przetargowej
- Przygotowanie i pozyskiwanie niezbędnych dokumentów wymaganych w zamówieniach publicznych
- Współpraca z działami firmy zaangażowanymi w proces przetargowy i realizacji zamówień
Wymagania:
- Doświadczenie zawodowe zdobyte w dziale przetargów / administracji
- Praktyczna znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych
- Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i organizacyjne
- Rzetelność, dokładność, zaangażowanie i inicjatywa w działaniu
- Umiejętność ustalania priorytetów i pracy nad kilkoma zadaniami jednocześnie
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min. B2)
- Praktyczna znajomość systemu SAP lub Service Cloud będzie dodatkowym atutem
- Praktyczna znajomość obsługi komputera (MS Office – Outlook, Excel, Word)
Oferujemy:
- Umowę o pracę w międynarodowej organizacji
- Pakiet benefitów: prywatna opieka medyczna, karta Multisport lub karta Sport & Kultura, karta lunchowa, Employee Stock Purchase Plan, Employee Assistance Program, rozszerzony program urlopu rodzicielskiego, lekcje języków obcych oraz inne
- Nowoczesnie biuro w centrum Warszawy (Q22)
- Pracę hybrydową – 3 dni w biurze
- Elastyczne godziny pracy
Requisition ID: 606580
As a leader in medical science for more than 40 years, we are committed to solving the challenges that matter most – united by a deep caring for human life. Our mission to advance science for life is about transforming lives through innovative medical solutions that improve patient lives, create value for our customers, and support our employees and the communities in which we operate. Now more than ever, we have a responsibility to apply those values to everything we do – as a global business and as a global corporate citizen.
So, choosing a career with Boston Scientific (NYSE: BSX) isn’t just business, it’s personal. And if you’re a natural problem-solver with the imagination, determination, and spirit to make a meaningful difference to people worldwide, we encourage you to apply and look forward to connecting with you!
These jobs might be a good fit
Share
As the Office Services Supervisor, you will oversee day-to-day office operations to ensure an efficient, productive, and engaging workplace environment. Partnering with local and regional leadership, you will support facilities management, real estate activities, and vendor coordination, while helping drive Boston Scientific’s workplace strategy. Reporting to the Office Services Manager, EMEA, this role plays a key part in maintaining a high-quality employee experience across our Warsaw office.
Your responsibilities will include:
- Managing real estate activities such as site leases, contracts, negotiations, renewals, and terminations in coordination with Global Real Estate and Legal.
- Driving workplace strategy by monitoring space utilization, capacity planning, and population forecasting to support strategic site planning.
- Leading day-to-day office operations, including vendor and contract management, janitorial services, canteen/café services, office supplies, and reception.
- Supporting capital projects, including budgeting, reporting, and ensuring compliance with global design guidelines.
- Guiding, coaching, and developing employees where applicable, while fostering a diverse and inclusive workplace culture.
Required qualifications:
- Bachelor’s degree in a relevant field and minimum of 5 years' experience in a professional role.
- Proven experience in office or facility management and people management within international organization
- Demonstrated success in project and budget management.
- Strong organizational and problem-solving skills with the ability to work independently.
- Excellent communication skills in English and fluent Polish
- Proficiency in MS Office applications
What we can offer to you:
- Exposure to a collaborative and multicultural environment.
- Career development in a fast-growing and innovative organization.
- Language courses and continuous learning support.
- Free and confidential counselling services (psychological, legal, financial).
- Comprehensive benefits package including parental leave, private medical care and life insurance.
- Access to company stock purchase program, lunch and sport cards.
These jobs might be a good fit
